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Inhaltsverzeichnis
Durch die Zunahme von internationalen Veranstaltungen, welche remote durchgeführt werden, hat die Zeitzonen-Thematik für die Veranstaltungsbranche an Wert gewonnen. Hierbei besteht der große Vorteil von virtuellen Events darin, eine globale Zielgruppe anzusprechen und in kompakter Weise zu erreichen.
Um ein bestmögliches Erlebnis, während der digitalen oder hybriden Veranstaltung zu garantieren, müssen einige Herausforderungen wie Sprachbarrieren oder unterschiedliche Zeitzonen gemeistert werden.
Oftmals haben sich Veranstalter für die naheliegende Lösung entschieden und die Zeitzone des Ortes bestimmt, an dem die Veranstaltung stattfindet. In unserem Beitrag werden wir Ihnen zeigen, worauf es bei der Planung von Zeitzonen für virtuelle Events ankommt und was Sie beachten sollten.
Was ist eine Zeitzone und für was wird sie bei Veranstaltungen benötigt?
Die 24 geltenden Zeitzonen orientieren sich an der Koordinierten Weltzeit (UTC) oder der Greenwich Mean Time (GMT). UTC ist keine Zeitzone, sondern ein Zeitstandard zur weltweiten Berechnung von Ortszeiten in den jeweiligen Zeitzonen. GMT ist hingegen eine Zeitzone, die sich an der UTC orientiert und gleich in mehreren Ländern verwendet wird.
An welchen Stellen wird die Zeitzone bei einer Veranstaltung benötigt?
Verwenden Sie einen Zeitzonen-Rechner, um die Ortszeiten zwischen mehreren Teilnehmerstandorten umzurechnen. Wichtige Tools wie Online-Konferenzplaner, Weltzeit-Apps oder die digitale Weltzeituhr geben verlässliche Auskünfte über die jeweilige Zeitzone.
Bei Präsenzveranstaltungen zählt stets die Zeitzone des Veranstaltungsortes. Weisen Sie Teilnehmer von virtuellen Events deutlich auf die geltende Zeitzone hin, um Frustration und Verwirrung zu vermeiden. In folgenden Organisationsbereichen wird die genaue Festlegung der Aufteilung der Zeitzonen virtueller Events gebraucht:
1. Mailing
2. Poster
3. Agenda
Welche technischen und personellen Voraussetzungen gibt es?
Zunehmend gestalten sich Überlegungen über technische und personelle Voraussetzung zur Umsetzbarkeit des virtuellen Events als vielschichtig. Berichten zufolge hat sich die Festlegung der Uhrzeit eines virtuellen Events bewährt, nachdem die Teilnahmebestätigungen aller Kandidaten eingegangen sind. Anschließend wurden Zeitzonen-Einstellungen gewählt, aus denen die meisten Zusagen zur Teilnahme eintrafen.
Arbeiten Sie mit Aufzeichnungen der Vorträge, sodass einige Programmpunkte von den Teilnehmern zu einem späteren Zeitpunkt angesehen werden können.
Nutzen Sie für die virtuelle Konferenz-Software kompetente Anbieter, die eine Plattform mit umfangreichen Funktionen wie Videos, Fragebereich, Livechat, Diskussionsforum, Präsentationsunterlagen sowie Kontaktbereiche ermöglichen.
Vorträge können live verfolgt und nachträglich gestreamt werden.
1. Technische Voraussetzungen:
Nutzen Sie Plattformen mit Zeitzonenintegration, ansprechender Landingpage mit Anmeldeformular, konstante E-Mail-Kommunikation rund um das Event sowie Integrationen von Kalender-, Webinar, Videokonferenz-Tools
2. Personelle Voraussetzungen:
Legen Sie ggf. mehrere Veranstaltungen an und zeichnen die Veranstaltung auf. Bedenken Sie, dass hier ein erhöhter Personalaufwand erforderlich sein kann.
Lese-Tipp: So gelingt professionelles Livestreaming
Wie verhalten sich Veranstaltungen mit mehreren Zeitzonen?
Das Hauptziel aller virtuellen Events besteht darin, so viele Teilnehmer wie möglich einzubeziehen. Durch den Abbau von Zugangsbarrieren erhalten noch mehr Menschen die Möglichkeit in unterschiedlichen Zeitzonen an virtuellen Events teilzunehmen und mit anderen Inhalten zu interagieren.
Navigieren Sie durch die verschiedenen Zeitzonen, um der größten Teilnehmergruppe der jeweiligen Zeitzone ein gutes Erlebnis zu gewährleisten. Nutzen Sie die Möglichkeit, einzelne Module aufzuzeichnen und den Teilnehmern zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.
Bieten Sie die gleiche Session mehrmals live an, sodass Teilnehmer von der Live-Erfahrung zu einem späteren Zeitpunkt profitieren können. Erstellen Sie für virtuelle Events separate Inhalte und bieten exklusive Diskussionen/Interviews mit Branchenexperten an.
Planen Sie regelmäßige Pausen in den Tagesablauf ein und bereiten Inhalte so auf, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt weiterhin verfügbar bleiben.
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Was sind die Vorteile der Zeitzonen-Integration in einer Virtuellen Event Plattform?
Benutzer einer virtuellen Veranstaltung werden automatisch nach ihrer Zeitzone erfasst und entsprechend dem Zeitplan der Veranstaltung zugeteilt. Sobald eine Zeitzone aktualisiert wurde, erscheinen die Tagesordnungspunkte für die teilnehmende Person in der entsprechenden Reihenfolge.
Termine für Networking-Meetings, Chats und Diskussionen werden automatisch an den Zeitplan und die Zeitzonen virtueller Events angepasst. Das Hauptaugenmerk liegt auf dem bestmöglichen Erlebnis von digitalen und hybriden Veranstaltungen. Unterteilen Sie die Veranstaltung in mehrere Abschnitte, die sich über einige Tage erstrecken, um sie zeitversetzt anbieten zu können.
Ist die Zeitzone bei Veranstaltungen auch zu vernachlässigen?
Ja, wenn sie folgende Punkte erfüllen:
1. Veranstaltungen derselben Zeitzone
2. zu hoher Aufwand in der Erstellung der Veranstaltung sowie ggf. bei höheren Kosten
3. Verwirrung der Teilnehmer durch unnötige Komplexität
4. Erhöhte Veranstaltungsdichte
5. Geringe Anzahl von Teilnehmern
Wie helfen Zeitzonen Sprachbarrieren zu lösen?
Die voranschreitende Globalisierung und eingeschränkte (technische) Vernetzung stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Moderne Software-Systeme verbinden die Daten von Kunden, Lieferanten, Eventorganisatoren und werten diese in mehreren Sprachen aus.
Die Ortsunabhängigkeit von virtuellen Events begeistert viele und die meisten Teilnehmer können internationale Arbeitstermine gut in ihren Tagesablauf integrieren.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, eine gute Gesprächskultur zu etablieren. Sprachbarrieren sind ein täglicher Begleiter für diejenigen, die im interkontinentalen Wissensaustausch stehen.
Lassen Sie sich von möglichen Sprachbarrieren nicht entmutigen, erweitern Sie den eigenen Sprachschatz und informieren sich über die Sprache und Kommunikationskultur Ihrer Gesprächsteilnehmer.
Organisieren Sie Chaträume, in denen sich Teilnehmer über arbeitsbezogene oder private Themenfelder austauschen und weiterhin über Zeitzonen hinweg verbunden sein können.
Analyse und Optimierung
Mittlerweile gibt es auf dem Markt einige Anbieter, die für Sie die Zeitzonen-Einstellungen automatisch ausführen und Ihnen die Arbeit unglaublich erleichtern.
Was für ein exzellentes Tool spricht, sind folgende Kriterien:
- Kennzeichnung von lokalen Feiertagen und Bürozeiten,
- eine einfache Ortssuche, intelligente Sortierung und Auflistung
- Erklärungen zu kryptischen Zeitzonen-Abkürzungen.
Daten sollten einfach als ics-Datei oder Text exportiert werden können. Die Auswahl von mehreren Orten sollte kein Problem darstellen. Aus diesem Grund ist es stets hilfreich, auf eine funktionale Darstellung mit Countdown-Timer zurückzugreifen. Angaben sollten einfach und schnell einzugeben, aber auch abzuändern sein.
Fazit
Nutzen Sie praktische Helfer, die Ihnen das Internet zur Verfügung stellt, um die richtige Veranstaltungszeit zu ermitteln.
Es gibt viele Gelegenheiten, in denen es wichtig ist, den Zeitunterschied zwischen Ländern zu ermitteln.
Am besten gelingt die Planung mit einem Tool, in dem alle weltweiten gesetzlichen Feiertage gekennzeichnet sind. Benutzen Sie Zeitzonen-Einstellungen, um Meetings mit Menschen aus der ganzen Welt zu organisieren und die beste Uhrzeit für Ihr virtuelles Event zu finden.
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