Die Zukunft von Veranstaltungen - Hybride Events

Was sind hybride Events?

Bei hybriden Events handelt es sich um eine Mischung aus Live- und digitalen Eventformaten. Hier werden beispielsweise vom Veranstalter nur sehr relevante Personen oder lokal ansässige Teilnehmer vor Ort für Vorträge eingeladen. Für die breite Masse werden die Vorträge dann zu gleicher Zeit online übertragen.

Hybride Events Definition: analog + digital = hybrid

Bei der Hybrid-Veranstaltung Definition sollte beachtet werden, dass die Veranstaltung wie auch physische oder online-Veranstaltungen aus mehreren Bestandteilen besteht, wie:

• Teilnehmermanagement
• Registrierung
• Interaktion
• Analytics

Wenn Sie eine hybride Veranstaltung planen, sollten Sie sich also zunächst überlegen, worauf Sie den Fokus legen möchten und welche Bestandteile für Sie besonders wichtig sind.

Was zunächst auf den ersten Blick ganz leicht erscheint, entpuppt sich im Nachhinein jedoch als ganz schön knifflig. Viele Veranstalter passen ihre Events den veränderten Anforderungen an. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass ein harmonisches Zusammenspiel zwischen digital und analog durchgeführt wird.

Wer zukünftig Präsenzveranstaltungen durchführen möchte, sollte sie nicht durch das eine oder andere ersetzen. In der Kommunikation sollte daher hervorgehen, dass es sich um eine Erweiterung oder gar Verbesserung der Veranstaltung handelt.

Mit hybriden Events gibt es einfach wesentlich größere Chancen, mehrere Menschen auf unterschiedlichen Kanälen zu erreichen. Des Weiteren können sogar Sprecher, Moderatoren oder andere Gäste auf virtuellem Weg referieren. Außerdem spart weniger Reisen Zeit und Geld und es besteht sogar die Möglichkeit, die gewünschten Redner zu gewinnen, die eventuell bei einer langen Anreise abgelehnt hätten.

Die Komplexität sollte dabei aber keinesfalls außer Acht gelassen werden. Für Hybridveranstaltungen werden neue Konzepte und Kompetenzen erforderlich. Schließlich planen Sie ein Event, das an zwei Orten stattfinden soll. Hierbei ist die Königsdisziplin, diese beiden Welten möglichst gut miteinander zu verbinden, sodass sie sich nicht ausschließen, sondern ergänzen.

Hybride Events haben Vor- und Nachteile: Beide Welten sollten deshalb perfekt ausgenutzt werden. Natürlich gibt es hierzu noch keine optimal ausgefeilten Lösungen, denn diese müssen erst erprobt und erarbeitet werden.

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Was ist der Unterschied zwischen digitalen und hybriden Events?

Digitale Events eignen sich besonders gut für Vermittlungen von Inhalten (Know-how, Neuheiten). Die Meinung einiger Leute, die bereits digitale Events ausprobiert haben, resultieren mit dem Ergebnis, dass Content funktioniert, der Rest jedoch nicht.

Auch für Entertainment in den Pausen eignen sich digitale Veranstaltungen gut. Hier kann zum Beispiel die Pause für Yoga, „Behind the Scenes“-Einblicke oder DJ-Sets genutzt werden.

Hybride Veranstaltungen eignen sich besonders gut für Entertainment, Networking, Live-Musik oder Awards, beispielsweise bei Preisverleihungen, wenn Live-Musik gespielt wird oder auf einer B2B-Netzwerk-Veranstaltung. So lassen sich Gespräche und Emotionen einfach besser realisieren beziehungsweise transportieren.

Auf hybriden Veranstaltungen kann der Headline Entertainer virtuell zugeschaltet werden. So profitieren Sie von der Sogwirkung und vermutlich auch davon, dass dieser überhaupt deswegen erst zugesagt hat. Eine Anreise zu einer physischen Veranstaltung ist immerhin mit wesentlich mehr Aufwand für ihn oder sie verbunden.

Welche Event-Formate eignen sich für hybride Veranstaltungen?

Folgende Veranstaltung eignen sich besonders gut als hybride Events:

• Wirtschafts-Events (Produktpräsentationen, Messen, Ausstellungen, Kongresse oder Verkaufsshows)
• Business-Events (Tagungen, Kongresse, Workshops, Konferenzen, Firmenveranstaltungen oder Hauptversammlungen)
• Kulturelle Events (Medienereignisse wie Preisverleihungen, Kunst-Ausstellungen, Konzerte oder Festivals)
• Politische Events (Reden, Politik-Keynotes, öffentliche Sitzungen oder Versammlungen)
• Sport-Events (Turniere, Meisterschaften oder Olympia)

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Die Vor- und Nachteile von Hybride Events

Vorteile

• Internationalität

Gäste überall auf der Welt können an Veranstaltungen teilnehmen.

• Mehr Reichweite über geografische Grenzen hinaus

Kosten werden minimiert und die Möglichkeit besteht, internationale Reichweite zu erhöhen. Auch Referenten und Experten können trotz Terminengpässen von außerhalb zugeschaltet werden.

• Ort und Zeit werden zur Nebensache

Die Faktoren Ort und Zeit werden mit einer hybriden Veranstaltung entfernt. Im Falle einer Aufzeichnung des Live Streams, ist diese sogar auch noch in der Zukunft auf der ganzen Welt anzusehen. Dies erschließt zudem ein ganz neues Publikum.

• Attraktivität für Sponsoren

Für Sponsoren werden hybride Veranstaltungen immer interessanter. Sie sind nicht nur für die Teilnehmer vor Ort sichtbar, sondern auch für das digital zugeschaltete Publikum. Besonders in Kombination eines Social-Media-Livestreams wird ein hybrides Event ausgesprochen interessant.

• Interaktion über Kanäle

Anhand von Chats und Umfragen kann schon während der Veranstaltung auf Meinungen und Fragen eingegangen werden. Vor allem bei dieser Veranstaltungsart ist die digitale Erfahrung und Kommunikation der Teilnehmer besonders wichtig. Interaktionstools mit Q&A-, Chat, und Umfragefunktion sorgen für noch engagierender Events.

• Nachhaltigkeit

Durch hybride Veranstaltungen wird der Reisebedarf minimiert. Das spart nicht nur CO₂-Emissionen ein, sondern spart dem Teilnehmer auch Ausfallzeiten während der Reise. Auch weggeworfene Mahlzeiten vor Ort und der Transport von sämtlichen Einrichtungsgegenständen werden so vermieden.

• Kosten

Schon allein die Tatsache, dass nicht alle Teilnehmer an einen bestimmten Ort reisen müssen, bringt eine drastische Kostenersparnis mit sich. Auch bei der Auswahl des Eventortes sind Sie flexibel und können es entsprechend an das Budget anpassen.

• Neue technologische Möglichkeiten

Die größte Herausforderung besteht darin, die optimale Verbindung zwischen Online- und Live-Audienz herzustellen. Hilfe können Sie hier von verschiedenen Event-Management-Softwares bekommen.

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Nachteile

• Deutlich komplexer

Allein die Registrierungsprozesse, die zusammengeführt werden müssen, erfordern viel Know-how. Jeder Teilnehmer benötigt die unterschiedlichen Zugangsdaten zum richtigen Event-Teil.

Es ist daher besonders wichtig einen erfahrenen Partner oder Dienstleister an seiner Seite zu haben und eine passende virtuelle Event Plattform zu verwenden, damit alles reibungslos funktioniert.

• Vernetzung beider Teilnehmer (online und onsite) bedarf der richtigen Online Plattform

Einige Event Plattformen wie STREAMBOXY besitzen Chat-Funktionen, durch die online und onsite Teilnehmer kommunizieren können. Man sieht dort im Chat, wer vor Ort und wer als virtueller Teilnehmer teilnimmt.

• Anspruchsvolles Sendebild

Wer beiden Teilnehmergruppen ein optimales Sendebild bescheren möchte, der hat es nicht leicht. Guten Eventlocations und AV-Dienstleistern gelingt dies aber problemlos. å

Eine Kamera in der hintersten Ecke des Tagungsraumes war vielleicht im Jahr 2020 noch in Ordnung. Mittlerweile erwarten die Teilnehmer jedoch einfach mehr. Ein erfahrener Dienstleister kann dabei unterstützen, ein unvergessliches Erlebnis aus dem Event zu machen.

Hybride Events: Beispiele

Die Oscars sind ein Beispiel für hybride Events. Während der Pandemie musste eines der Events, mit der weltweit größten Reichweite aufgrund der Corona-Beschränkungen hybrid ausgerichtet werden.

Passcreator durfte das Teilnehmermanagement vor Ort mit Wallet-Karten durchführen. STREAMBOXY nutzt diese Integration ebenfalls für hybride Events.

Fazit

Die hybride Veranstaltung ist ein echter Balanceakt zwischen virtuellen und persönlichen Besuchern. Diese Erfahrungen gilt es, in Einklang zu bringen. Inhalte werden bei solchen Veranstaltungen auf unterschiedlichen Wegen vermittelt.

Dabei muss sichergestellt werden, dass die Videoübertragung einwandfrei funktioniert und auch die Referenten darauf vorbereitet sind. Es sollte sich zu guter Letzt eben nicht wie zwei verschiedene Veranstaltungen anfühlen.

Zusammen mit dem richtigen Tool und der richtigen Unterstützung können Sie das Ziel erreichen, eine Veranstaltung mit zwei Erlebnissen zu schaffen.

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