Wie gelingt Ihnen digitale Veranstaltungssicherheit?

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Digitale und hybride Veranstaltungssicherheit wurde in einigen Unternehmen bisher stark vernachlässigt, obwohl digitale Elemente bei Veranstaltungen immer wichtiger werden. Das beginnt bereits beim Verkauf von Karten über Internetplattformen bis hin zu Apps oder digitalen Kontrollen beim Einlass.

Durch die zunehmende Sensibilisierung der Menschen in Bezug auf die Datensicherheit beginnen sich auch hier immer mehr zu fragen, wie sicher ihre Daten beim Veranstalter sind. Immer mehr an Bedeutung bei den Eventtrends 2023 gewinnen rein digitale Veranstaltungen, bei denen der Datenschutz ebenfalls gewährleistet sein muss.

Moderne Sicherheitskonzepte befassen sich daher nicht nur ausschließlich mit dem Schutz von Personen vor Ort, sondern inkludieren auch deren Daten. Derartig umfangreiche Veranstaltungskonzepte sind mit einem hohen Aufwand verbunden. Zudem braucht es meist für jede Veranstaltung individuelle Sicherheitskonzepte, die immer an die digitalen Angebote angepasst sind.

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Wo finden sich die gesetzlichen Regelungen zur Veranstaltungssicherheit?

Für Veranstalter war bisher die Versammlungsstättenverordnung von größter Bedeutung. Sie regelt beispielsweise bauliche Anforderungen oder definiert, welche Rettungswege notwendig sind. Sie beziehen sich in erster Linie auf den physischen Schutz der Teilnehmer.

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Für die digitale Veranstaltungssicherheit gibt es bisher noch keine bindenden gesetzlichen Vorgaben. Vorgaben trafen meist Endkunden, die ihren Gästen verschiedene digitale Produkte im Rahmen der Veranstaltung zur Verfügung stellten.

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Oft kümmerte sich der Kunde um die Datensicherheit selbst oder beauftragte dafür wiederum eigene Unternehmen. Dies führte oft zu etwas Chaos, wenn digitale Angebote nicht gut mit dem ausführenden Personal abgestimmt wurden. Um solche Problem zu vermeiden, ist es sinnvoll, dass sich Veranstalter auch um die digitalen Aspekte kümmern und entsprechende Konzepte anbieten können.

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Neben der Versammlungsstättenverordnung, die für jedes Bundesland anders ist, gibt es nur indirekt rechtliche Grundlagen für digitale Aspekte von Veranstaltungen. Was mit den Daten passiert, regelt mittlerweile die Datenschutzgrundverordnung. Sie greift bei allen digitalen Produkten, die mit einer Veranstaltung zusammenhängen. Das gilt auch für virtuelle Event Plattform.

Woher bekommen Sie aktuelle Informationen zur Veranstaltungssicherheit?

Die Sicherheit bei Veranstaltungen ist ein Thema, das vor allem durch negative Vorfälle in den Fokus gerückt wurde. Obwohl es strenge Regeln gibt, braucht es für neue Formen der Veranstaltungen auch neue Sicherheitskonzepte.

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Informationen zum Thema erhalten Interessenten etwa bei Fachtagungen. Zudem gibt es noch verschiedene Plattformen für Veranstalter, die ebenfalls Veranstaltungssicherheit behandeln.

Checkliste der Veranstaltungssicherheit bei digitalen Veranstaltungen

Wer selbst eine Veranstaltung mit digitalen Inhalten plant, sollte sich eine Checkliste zur Veranstaltungssicherheit erstellen. So kommt es auch nicht zu unangenehmen Überraschungen, wenn etwa eine Kontrolle ansteht.

Vor dem Event

Bereits vor dem Event lauern digitale Fallen für Veranstalter, insbesondere wenn etwa die Veranstaltung über das Internet beworben wird. Hier gibt es rechtliche Aspekte wie das Urheberrecht von verwendeten Bildern zu beachten. Natürlich muss jede Webseite über ein Impressum verfügen.

Werden Produkte über die Seite vertrieben und sensible Daten von Kunden abgefragt, greift natürlich auch die DSGVO und die Webseite muss bestimmten Sicherheitsanforderungen entsprechen. Dazu gehört mindestens die Nutzung von Sicherheitsprotokollen wie SSL für den digitalen Datentransfer.

Gibt es vor Ort digitale Produkte oder möglicherweise sogar WLAN, müssen auch dafür Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Besonders bei offenen Netzwerken ist das Risiko groß, dass die Verbindung nicht stabil ist. Veranstalter sollten hier die Nutzung von VPN in Betracht ziehen. Dadurch ist nicht nur eine stabile, sondern auch eine sichere Verbindung für die Nutzer möglich.

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Je stärker digitale Elemente in Ihr individuelles Event eingebunden sind, umso größer ist auch der Sicherheitsaufwand. Viele versuchen dies zu umgehen, indem sie Tools von Drittanbietern nutzen. Aber auch bei der Nutzung von Software von Drittanbietern ist der Veranstalter für die digitale Sicherheit seiner Teilnehmer verantwortlich.

Während der Veranstaltung

Teilweise sind die digitalen Sicherheitsaspekte, bereits in der Anmeldephase der Teilnehmer zu berücksichtigen. Dazu gehört beispielsweise die Bestätigung der E-Mail-Adresse, wodurch sogenannte No-Show-Teilnehmer besser herausgefiltert werden können.

Wichtig für Veranstalter ist auch, dass Sie die Kontrolle über die digitalen Angebote behalten. Ein Problem ist immer die Weitergabe, etwa von digital erworbenen Veranstaltungstickets an Dritte. Dies kann beispielsweise durch personalisierte Links unterbunden werden.

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Welche digitalen Sicherheitskonzepte es für eine Veranstaltung braucht, hängt immer vom Umfang der digitalen Inhalte ab. Können Teilnehmer digital miteinander agieren, ist es wichtig, dass die Nutzer vor Spamnachrichten innerhalb der Interaktionstools geschützt werden können.

Es braucht eine Kommunikation über sichere Server, die natürlich auch zuverlässig sind. Dazu werden meist für die Dauer der Veranstaltung eigene Server angemietet. Wodurch ein höherer Ausfallschutz digitaler Angebote der Veranstaltung möglich ist.

Werden digitale Angebote bereitgestellt, ist es wichtig, die Zugangsberechtigungen zu verwalten. Eine Möglichkeit ist die Limitierung von Sessions. Dadurch können Nutzer beispielsweise nur für sie vorgesehene Inhalte nutzen.

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Nach der Veranstaltung

Ist der Veranstaltungsraum gereinigt, gemietetes Equipment zurückgebracht und alle bezahlt worden, ist eine klassische Veranstaltung meist beendet. Gibt es zusätzliche digitale Inhalte, dann muss geklärt sein, was mit den Daten der Teilnehmer passiert.

Es gibt natürlich die Möglichkeit, dass Teilnehmer einer Weiternutzung der Daten zustimmen. Das ist sinnvoll, wenn ein Veranstalter regelmäßig vergleichbare Veranstaltungen abhält und etwa Teilnehmer über neue Termine informieren möchte.

Alternativ kann nach der Veranstaltung die Löschung der Daten eine Option sein. Dies ist jedoch auch mit dem Aufwand verbunden, dass die Daten tatsächlich gelöscht wurden.

Warum ist die Wahl der richtigen Event- und Video-Plattform entscheidend ?

Wer selbst eine Veranstaltung plant, hat mit digitalen Angeboten zur Veranstaltung viele rechtliche Aspekte zusätzlich zu beachten. Selbst wer diese Aufgabe an eine professionelle Eventagentur abgibt, sollte die Checkliste auch für sich abarbeiten.

Eine Möglichkeit der Erleichterung ist die Wahl einer geeigneten Plattform für die digitalen Inhalte. Die richtige Plattform beinhaltet bereits die notwendigen Konzepte zur Datensicherheit wie eine SSL-Verbindung oder die automatische Lösung der Nutzerdaten.

Anbieter für die Abwicklung von Veranstaltungen sollten die Auswahl der Plattform vorab immer mit dem Kunden absprechen. Dadurch können dem Kunden auch neue Möglichkeiten für eine Veranstaltung eröffnet und den Teilnehmern ein nachhaltigeres Erlebnis geboten werden.

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Eine Teilnehmermanagement-Software kann dabei unterstützen, manuelle Aufgaben zu reduzieren.

Ausblick in die Zukunft

Die Pandemie sorgte für einen Aufschwung von digitalen Angeboten bei Veranstaltungen. Dazu gehören nicht nur rein digitale Veranstaltungen, sondern die Möglichkeit kontaktlos in einen Veranstaltungssaal etwa via App zu kommen.

Zukünftig wird das Metaverse immer mehr in den Fokus rücken. Veranstalter müssen sich darauf einstellen, dass Kunden solche Angebote nutzen wollen. Dadurch sollten Veranstalter nicht nur auf dem Laufenden bleiben, sondern selbst aktiv diese Angebote nutzen.

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