Virtuelle Event-Plattform: So wählen Sie die passende

Virtuelle Veranstaltungsplattformen und Metaverse Events sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden.

Aufgrund der Corona-Beschränkungen haben sich virtuelle Veranstaltungen zu einer praktikablen Alternative für Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen entwickelt, um mit ihren Zielgruppen in Kontakt zu treten.

Aber auch jenseits der Pandemie bieten virtuelle Veranstaltungsplattformen eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einem wertvollen Instrument für Organisatoren und Teilnehmer gleichermaßen machen.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, worauf Sie bei der Auswahl der passenden Plattform achten sollten.

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Definition: Virtuelle Event-Plattform

Eine virtuelle Event-Plattform ist ein Online-Software-Tool oder eine Plattform, die die Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Tagungen, Messen und online Webinaren in einer virtuellen Umgebung ermöglicht und vereinfacht. Sie erleichtert das Event-Management und reduziert manuelle Aufgaben.

Sie ermöglicht es Veranstaltern, verschiedene Aspekte ihrer Veranstaltung, wie Registrierung, Bereitstellung von Inhalten, Video-Thumbnails, Networking und Engagement, über eine einzige digitale Plattform zu erstellen und zu verwalten.

Virtuelle Veranstaltungsplattformen umfassen oft Funktionen wie Live-Streaming, virtuelle Ausstellungsräume, Chatrooms, Video-Storytellings und interaktive Tools, die es den Teilnehmern ermöglichen, miteinander in Kontakt zu treten und in Echtzeit an der Veranstaltung teilzunehmen, unabhängig von ihrem physischen Standort.

Auf diese Plattformen kann über Webbrowser oder spezielle mobile Apps zugegriffen werden, und sie bieten eine flexible und skalierbare Lösung für Veranstaltungen aller Größen und Arten.

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Wie wählt man die richtige virtuelle Event-Plattform für Unternehmen?

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an eine Event-Plattform. Je nach Unternehmensgröße und den Zielen, die mit den online Events erreicht werden sollen, können einzelne Faktoren stärker gewichtet werden. Einige Faktoren, die Sie unbedingt beachten sollten, sind die folgenden.

Sicherheit:

Die Plattform muss sicher und zuverlässig sein und gewährleisten, dass alle während der Veranstaltung übertragenen Daten verschlüsselt und vertraulich behandelt werden.

Achten Sie auf Plattformen, die eine Multi-Faktor-Authentifizierung, Benutzerzugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung vor Hackern und Cyber-Bedrohungen geschützt ist.

On-demand Videos und Webinare können nach der Veranstaltung sicher auf einer Videoplattform gehostet werden.

Anpassungsfähigkeit:

Suchen Sie nach einer Plattform, die sich an die spezifischen Bedürfnisse und das Branding Ihres Unternehmens anpassen lässt. Dazu gehört die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen, Farbschemata zu ändern und eine personalisierte Veranstaltungsseite zu erstellen.

Benutzerfreundlichkeit:

Die Plattform sollte einfach zu bedienen und zu navigieren sein, auch für technisch nicht versierte Teilnehmer. Suchen Sie nach Plattformen mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche, die es den Teilnehmern ermöglicht, schnell und einfach die gewünschten Inhalte und Funktionen zu finden.

Engagement und Interaktivität:

Die Plattform sollte eine Reihe von Funktionen zur Einbindung und Interaktion bieten, wie z. B. Live-Chat, Frage- und Antwort-Sitzungen und Umfragen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer voll in die Veranstaltung eingebunden sind und mitmachen.

Skalierbarkeit:

Die Plattform sollte in der Lage sein, Veranstaltungen unterschiedlicher Größe und Art zu unterstützen, von kleinen Meetings bis hin zu großen Konferenzen. Achten Sie auf Plattformen, die eine große Anzahl von Teilnehmern bewältigen können, ohne Kompromisse bei der Leistung oder der Benutzerfreundlichkeit einzugehen.

Support und Kundendienst:

Die Plattform sollte einen zuverlässigen und reaktionsschnellen Kundensupport bieten, einschließlich 24/7-Support, Live-Chat und Telefonsupport. Achten Sie auf Plattformen, die Schulungen und Ressourcen anbieten, damit Sie das Beste aus Ihrer Veranstaltung herausholen können.

Preisgestaltung:

Achten Sie auf das Preismodell der Plattform, einschließlich etwaiger versteckter Kosten oder Gebühren. Suchen Sie nach Plattformen, die flexible Preisoptionen anbieten, wie z. B. Bezahlung pro Veranstaltung oder Preise auf Abonnementbasis, die zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passen.

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Welche Funktionen sind für die Auswahl der richtigen Plattform besonders wichtig?

Virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten eine breite Palette von Funktionen, die die Durchführung von ansprechenden und interaktiven Online-Veranstaltungen erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen einer virtuellen Veranstaltungsplattform:

Livestreaming: Virtuelle Event-Plattformen bieten häufig Live-Streaming-Funktionen, die es den Teilnehmern ermöglichen, Sitzungen, Keynotes, Produktlaunch und andere Veranstaltungen in Echtzeit zu verfolgen und daran teilzunehmen.

Interaktionstools: Plattformen bieten häufig Networking-Tools an, die den Teilnehmern helfen, miteinander in Kontakt zu treten und zu interagieren, z. B. Chatrooms, Breakout-Sessions und Matchmaking-Tools.

Bereitstellung von Inhalten: Plattformen bieten oft verschiedene Optionen für die Bereitstellung von Inhalten an, z. B. vorab aufgezeichnete Corporate Videos, Live-Präsentationen und interaktive Sitzungen.

Einbindungsfunktionen: Plattformen bieten häufig Funktionen zur Einbindung der Teilnehmer, wie z. B. Abstimmungen, Umfragen und Live-Fragen und Antworten, um die Teilnahme und Interaktion der Teilnehmer zu fördern.

Reportings & Analysen: Plattformen stellen häufig Analysetools zur Verfügung, mit denen Organisatoren die Teilnahme, das Engagement und andere wichtige Kennzahlen verfolgen können, um den Erfolg der Veranstaltung zu messen.

Sicherheit: Plattformen bieten häufig Sicherheitsfunktionen wie Benutzerauthentifizierung, Datenverschlüsselung und eCDN, um die Sicherheit und den Datenschutz von Teilnehmern und Veranstaltern zu gewährleisten.

Anpassung: Plattformen bieten häufig Anpassungsoptionen, wie z. B. Branding, Logos und Farben, um ein personalisiertes und professionelles Veranstaltungserlebnis zu schaffen.

Hybride Events: Eine Integration mit einem Anbieter, der Badges für hybride Veranstaltungen erstellt, vereinfacht die Organisation von hybriden Events, da sowohl onsite- als auch online-Teilnehmer sich schnell und einfach über die gleiche Plattform registrieren können.

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Teilnehmermanagement: Automatisierte E-Mails und Templates helfen Ihnen dabei, effizienter zu arbeiten. Überlegen Sie sich vor der Auswahl der Plattform, wie wichtig E-Mail Marketing für Sie ist und welche Berechtigungen und Vorlagen Sie benötigen.

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Integrationen: Von einer CRM-Integration bis hin zu Interaktionstools, sind Ihnen bei einigen Event-Plattformen keine Grenzen gesetzt. Einige Anbieter bieten nur wenige Customization-Optionen, während andere ein ganzen Entwickler-Team haben, das Sie mit den eigenen Professional Services dabei unterstützen kann, eigene Tools zu integrieren.

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Branding & Whitelabeling: Logo, Fonts, Custom Domains und ein eigener E-Mail Server sorgen dafür, dass die Teilnehmer mehr Vertrauen in Ihre Marke aufbauen.

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Barrierefreiheit: Plattformen bieten häufig Funktionen für die Barrierefreiheit, wie Untertitel und Übersetzungsdienste, um die Veranstaltung für Teilnehmer mit unterschiedlichen Bedürfnissen zugänglicher zu machen.

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Integrierte Lösung versus Einzellösungen: Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?

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Customizing und Analysen

Eine integrierte Veranstaltungsplattform bietet ein zentrales Managementsystem, das die Veranstaltungsplanung vereinfacht, die Anpassung von Funktionen und Design ermöglicht und umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen bietet. Allerdings können die Kosten für eine integrierte Plattform hoch sein, es gibt oft eine Lernkurve, und einige Plattformen können übermäßig komplex sein.

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Datenmanagement und Integrationen

Diese Art von Lösung hat auch das Potenzial, Datensilos zu reduzieren und die Marketingeffizienz zu verbessern. Durch die Integration eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) kann eine integrierte Plattform die Teilnehmerdaten zentralisieren, sodass Veranstalter Daten aus allen Quellen, wie z. B. Social Media, E-Mail-Kampagnen und Website-Traffic, an einem Ort erfassen und verfolgen können.

Diese Integration kann zu einer verbesserten Marketingeffizienz führen, da Veranstaltungsorganisatoren die integrierte Plattform nutzen können, um bestimmte Zielgruppen mit personalisierten und relevanten Nachrichten anzusprechen. Durch die Segmentierung der Teilnehmer auf der Grundlage ihrer Interessen, ihres Verhaltens und ihrer bisherigen Teilnahme können Veranstalter beispielsweise gezielte Kampagnen erstellen, die bei ihrem Publikum Anklang finden, was zu höheren Engagement-, Registrierungs- und Anwesenheitsraten führt.

Durch die Integration des CRMs in die Veranstaltungsplattform können Veranstalter außerdem das Engagement und Verhalten der Teilnehmer während des gesamten Lebenszyklus der Veranstaltung verfolgen, vom Marketing vor der Veranstaltung bis zur Nachbereitung nach der Veranstaltung, und so die Effektivität ihrer Marketingmaßnahmen messen und optimieren.

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Kosten

Andererseits ist eine fertige Plattform ohne weitere Anpassungen in der Regel erschwinglicher, benutzerfreundlich und lässt sich schnell einrichten. Allerdings verfügen diese Plattformen oft über eingeschränkte Funktionen, lassen kaum Anpassungen zu und bieten unter Umständen keine umfassenden Analyse- oder Berichtsfunktionen.

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Fazit:

Für welche Plattform Sie sich entscheiden, hängt von Ihren jeweiligen Bedürfnissen und Zielen ab. Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie das Veranstaltungskonzept aussehen soll und welche Funktionen und Elemente Sie benötigen, um Ihre Veranstaltung zum Leben zu erwecken.

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