CRM-Integrationen: So steigern sie den Event-ROI

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Was ist eine CRM-Integration?

Ein CRM (Customer-Relationship-Management)  bezeichnet ein Kundenbeziehungsmanagement. Darunter ist die Interaktion und die Beziehung eines Unternehmens zu ihren Kunden zu verstehen. Die meisten Unternehmen ziehen darunter auch die Kontaktpflege von bestehenden und potenziellen Kunden.

Ein CRM-System beinhaltet also das Kontaktmanagement, welches jedoch auch als Vertriebsmanagement-Tool verwendet werden kann. In einer CRM-Software werden kundenspezifische Daten gespeichert und können für bestimmte Prozesse zur Verwendung gezogen werden. Durch die digitale Abbildung können diese Kundenprozesse optimiert und automatisiert werden.

CRM-Systeme können in Form von einer „CRM-Integration“ in andere Systeme eingebunden werden. Kundendaten können nahtlos in Drittsysteme integriert werden. Dabei entsteht eine Wechselwirkung zwischen dem Drittsystem und dem CRM-System. Drittsysteme liefern Daten, welche das CRM-System selbst weiter optimieren, andersherum funktioniert es genauso.

Die Integration kann unterschiedlich erfolgen. Entweder kann ein CRM-System mit einigen Funktionen einer Unternehmenswebsite verknüpft werden. Komplexer wird es, wenn eine CRM-Plattform mit einer Vielzahl anderer Systeme integriert werden soll, wie z. B. ein ERP System (Enterprise Resource Planning).

Für die meisten CRM-Systemintegrationen ist dabei eine Verbindung über APIs (Application Programming Interfaces) erforderlich.

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CRM-Integrationen im Event-Marketing

CRM-Systeme können in verschiedenen Bereichen eingebunden werden. Eine sehr wichtige Bedeutung haben sie jedoch vor allem im Event-Marketing. Es kann die Zusammenarbeit zwischen Sales- und Marketing verbessern, und dabei helfen, mehr Leads zu generieren.

Ein CRM-System kann in diesem Zusammenhang als zentrale Plattform bezeichnet werden. Die Interaktionen zwischen Teilnehmern und Eventorganisatoren sowie die Bindung und Neugewinnung von Kunden wird durch eine CRM-Integration unterstützt.

Diese verwaltet die Kundendaten von einem zentralen Punkt aus. Darunter fallen Aktivitäten oder Anwesenheiten der Teilnehmer während des Events. Vor allem bei virtuellen Events, aber auch bei hybriden Events ist das Festhalten der Daten sehr gut möglich.

Auch vor einem Event kann die Datensammlung über Kunden schon nützlich sein. Marketingmaßnahmen und Marketingkanäle können mit Kundeninformationen verknüpft werden und somit eine optimale Ausrichtung gegenüber einem potenziellen Neukunden geschaffen werden.

Zudem können die Kontaktinformationen nach verschiedenen Kriterien kategorisiert werden. Auch das ermöglicht eine ganzheitliche Kundensicht. Beispiele für Marketingautomatisierungssysteme sind unter anderem HubSpot oder Pardot.

CRM Integrationen können außerdem Daten über die Ansicht von on-demand Videos (Verweildauer, Anzahl der Sitzungen, Completion Rate etc.) an das CRM zurückspielen und bieten somit dem Sales Team sehr spannende Einblicke in das Verhalten des (potenziellen) Kunden.

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Welche Vorteile hat eine CRM-Integration?

Mit der Integration von CRM-Systemen in eine Plattform entstehen große Vorteile für Unternehmen – qualitativ und quantitativ.

Die spezielle Kundenausrichtung und ganzheitliche Kundensicht resultiert in einer höheren Zufriedenheit der Kunden, was automatisch zu einer engeren und längeren Bindung zum Unternehmen führt.

Je wohler sich ein Kunde mit dem Service und Angebot fühlt und je mehr ein Produkt seinen Bedürfnissen und Vorstellungen entspricht, desto eher bleibt ein Kunde dem Unternehmen treu.

Das erweiterte Kontaktmanagement beschleunigt und verbessert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Teams innerhalb eines Unternehmens.

Abteilungen haben mit der CRM-Integration keine separaten und unterschiedliche Daten zu einem Kunden, sondern haben Zugriff auf dieselben, zentral gespeicherten Kundeninformationen.

Prozesse werden somit auch innerhalb der Firma beschleunigt und optimiert.

Durch die zentrale Datenverwaltung dank der CRM-Integration wird die außerdem die Datenqualität gesteigert.

Die „zentrale Datenbank“ ermöglicht es vor allem auch einen guten Überblick über die bestehenden und potenziellen Kunden zu haben und kann Prognosen sowie im Nachgang Berichte erstellen. Potenzielle Zielgruppen können nach Kategorisierung oder des Aktivitätenverlaufs im festgehaltenen Verlauf leicht ausgewählt werden.

Durch die Beschleunigung und Automatisierung der Prozesse können Ressourcen und Budget (z.B. Marketing-Budget) effizienter eingesetzt werden. Des Weiteren steigert sich die Produktivität der Firma und somit auch die Vertriebszahlen.

Zusammengefasst resultiert die CRM-Integration somit in einem höheren ROI (Return on Investments).

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Worauf muss bei einer CRM-Integration für Event-Marketing geachtet werden?

Bei der Verwendung von CRM-Integrationen für Event-Marketing spielt vor allem der Datenschutz durchaus ein großes Thema. Achten Sie auf die DSGVO-Konformität auf beiden Seiten. Stimmen Sie vorab notwendige Zustimmung mit den Event-Teilnehmern ab. Sollten Fragen wie diese unzureichend beachtet werden, kann dies zu datenschutzrechtlichen Risiken führen.

Bei der Übertragung der Kontakte vom Event Management CRM-System zu der Event-Plattform sollte zudem schon im Vorhinein sichergestellt werden, dass die Datensätze konsistent und die gewünschte Qualität aufweisen

Außerdem sollte festgelegt werden, welche Kategorien es im CRM-System gibt. Diese sollten mit den Merkmalen Ihres Events übereinstimmen. Zusätzlich sollte definiert werden, welche Daten aus dem Event-Marketing zurück ins CRM-System fließen sollten.

Welche Daten sind für Events besonders relevant?

Diese Daten sollten idealerweise zurück ins CRM fließen:

·  Vorname des Teilnehmers

·  Nachname des Teilnehmers

·  Teilnehmer E-Mail

·  Teilnehmer Event-Rolle

·  Einladungs-E-Mail

·  Erinnerungs-E-Mail

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Folgende Daten können von einem Event zurück in das CRM-System gespielt werden und im Nachgang analysiert und bewertet werden:

·  Registrierung

·  Anwesenheitsdaten der Teilnehmer

·  Aktivitäts-Status

·  Show/ No Show

·  Umfrageergebnisse

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Wie kann die Event-Plattform STREAMBOXY und ihre CRM Software-Integration den ROI Ihres Events maximieren?

Die Integration von CRM-Systemen ist auch in Eventplattformen sehr gut möglich. Das zeigt die Event- und Streaming-Plattform STREAMBOXY, welche durch die starke API-Schnittstelle die nahtlose Einbindung Ihres gewünschten CRM-Tools ermöglicht. Dadurch kann das Veranstaltungs- und Einladungsmanagement von Ihren Events revolutioniert werden.

Teilnehmerdaten, Kontaktinformationen und Event-Anmeldungen können von Ihrem CRM-System direkt in die Event-Plattform integriert werden. Somit müssen die Teilnehmer nicht alle einzeln zu Events hinzugefügt werden, sondern werden automatisch von Ihrer bekannten CRM-Lösung hinübergezogen.

Andersherum werden zum Beispiel nach dem Event Anwesenheitsdaten von STREAMBOXY wieder zum CRM-System zurückgeschrieben. Ihr CRM-Tool ist also die zentrale Stelle für die Registrierung und Teilnehmerkommunikation, während STREAMBOXY die Heimat für Ihr Event darstellt. Dabei können Benachrichtigungen sowie die gesamte Eventlandschaft selbst automatisiert und individuell angepasst werden.

Durch die effizienteren automatisierten Prozesse dank der Integration steigern Sie schon vor dem Start Ihres Events Ihren Event-ROI.

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Lesen Sie hier, wie die Integration von verschiedenen CRM-Systemen mit STREAMBOXY funktioniert und tolle Eventerfahrungen bringt:

Einfaches Teilnehmermanagement dank HubSpot Integration

Anmeldungen einfacher managen dank Pardot Integration

Was ist Teilnehmermanagement? Definition und Tipps

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Neben der Einbindung von CRM-Tools gibt es noch viele weitere Integrationen, die in STREAMBOXY einfach und mit wenigen Klicks eingebunden werden können.

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Welche Herausforderungen können CRM-Integrationen mit sich bringen?

Neben zahlreichen Vorteilen kann die Integration von CRM-Systemen Unternehmen auch vor Herausforderungen stellen.

Allein bei dem CRM-System selbst gibt es Punkte, auf die Sie achten müssen. Kostentechnisch fallen vor allem die Investitionskosten des CRM-Tools an. Es gibt mittlerweile auch viele kostenlose Lösungen, der Funktionsumfang und die Kompatibilität mit anderen Systemen kann dabei jedoch eingeschränkt sein.

Es lohnt sich also im Vorhinein, sich ausgiebig mit dem Angebot und den verfügbaren Funktionen der CRM-Systeme zu beschäftigen, um nicht im Nachhinein auf Funktionen verzichten oder gar nochmal wechseln zu müssen.

Die Einrichtung des CRM-Tools benötigt vor allem auch Zeit. Rechnen Sie Ihre Ressourcen großzügig ein. Ein CRM-System, das von Anfang an sauber aufgebaut und regelmäßig gepflegt wird, erspart Ihnen im Nachgang – vor allem bei der Integration in Drittsysteme – enorm viel Arbeit.

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